Cómo comunicarse con los clientes en línea con VirtualPoint

La era de Internet , las redes sociales y ahora con la llegada de VirtualPoint, se han abierto las puertas a las comunicaciones en línea, lo que permite a los propietarios de empresas comunicarse instantáneamente con clientes de todo el mundo. 

La comunicación con sus clientes es uno de los elementos más importantes de un negocio exitoso. Al comunicarse eficazmente con los clientes y con otros empresarios, los emprendedores pueden construir una reputación de marca positiva, credibilidad profesional y oportunidades laborales. 

 

¿Quién es el cliente? 

Conocer a su cliente  es esencial para un buen negocio y una buena comunicación. Los diferentes clientes responden a los productos, servicios y comunicaciones de diferentes maneras, y tienen diferentes expectativas de interacciones. Trabaje para definir y comprender quién es su cliente promedio haciéndose las siguientes preguntas: 

¿Quién compra lo que vendes? 

La mayoría de los productos y servicios se dirigen a clientes en nichos específicos. Considere la edad, el género, la ubicación, la cultura, la ocupación y los antecedentes socioeconómicos de los compradores a los que su empresa suele atender, luego considere las expectativas y los estilos de comunicación de las personas de estos grupos demográficos.

¿Qué valor buscan sus clientes? 

Los negocios se tratan de agregar valor a la vida de sus clientes. Piense en el valor que su empresa ofrece a sus clientes y cómo esto informa a los tipos de clientes que se acercan a ella. 

¿Cómo compra tu cliente? 

Hay muchas formas diferentes de comprar. Considere cómo sus clientes toman decisiones financieras y de compra. Piense en las preguntas que probablemente harán y las respuestas que buscarán. 

¿Cómo puedes averiguar más? 

Si está buscando definir a su cliente típico con más claridad, es posible que desee realizar una investigación de mercado. Si elige hacer esto, haga preguntas demográficas y preguntas sobre la toma de decisiones de compra. Descubra cómo los clientes existentes encontraron su negocio y qué hizo que lo eligieran por encima de la competencia. 

También puede beneficiarse de la creación de  personajes compradores (o de marketing) , que son representaciones ficticias y generalizadas de los clientes a los que su marketing y comunicaciones deberían dirigirse.

Dar pasos hacia una mejor comunicación empresarial

Definiendo su tono comercial

El branding va más allá de los colores y la tipografía. Uno de los aspectos más importantes de la marca es el tono. Definir un tono de comunicación coherente para su negocio ayudará a mejorar el reconocimiento y la memorabilidad de la marca, y lo ayudará a construir una relación con los clientes. 

Considere el idioma que usa su cliente promedio. Es poco probable que un comprador de la generación del Pollo Fuentes responda a la jerga millennial, pero podría ser justo lo que el comprador millennial ordenó. Piense dónde se están llevando a cabo sus comunicaciones y qué tipo de tono es apropiado para el contenido de su marketing y productos o servicios. Una empresa de viajes, por ejemplo, podría beneficiarse de un tono divertido y relajado, pero una empresa de suministros médicos probablemente lo haría mejor con algo un poco más formal. 

Plantillas de correo electrónico y comunicaciones

Las plantillas nunca son iguales para todos, pero son una buena idea cuando se trata de agilizar las comunicaciones y evitar omisiones accidentales de detalles importantes. Cree plantillas o pautas flexibles y editables para diferentes circunstancias de comunicación. 

Puede planificar plantillas para lo siguiente: 

  • Consultas de nuevos clientes 
  • Resumen de cartera y / o producto 
  • Quejas de servicio
  • Envío de información 

Si su negocio se basa en productos, ¿su cliente debe proporcionar una dirección postal, correo electrónico o número de teléfono? Si su negocio se basa en servicios, ¿necesitará información personal o profesional? Cree preguntas claras y fáciles de entender que su cliente pueda responder para contarle todo lo que necesita saber. 

Responde rápido 

Los clientes que esperan se sienten frustrados y es probable que busquen bienes o servicios en otros lugares. Trabaje para responder a las comunicaciones lo más rápido posible.

Para las empresas nuevas, la disponibilidad del teléfono o del correo electrónico las 24 horas del día no suele ser realista, por lo que es una buena idea establecer tiempos de respuesta esperados o configurar sistemas automatizados. Puede subcontratar a representantes de soporte o comunicaciones , o puede usar una aplicación de chat en vivo en su sitio web que le permita hablar con más de un cliente a la vez. 

Mantenga un registro

Nadie quiere sentirse olvidado. VirtualPoint permite introducir formulario para registro de clientes, asegúrese de realizar un seguimiento cuidadoso de todas las comunicaciones con los clientes para evitar olvidar accidentalmente completar trabajos o entregar productos. Cree listas completas de tareas pendientes y manténgalas actualizadas. 

Sea claro, preciso y paciente

Usted conoce bien su negocio, pero su cliente no lo hace. Asegúrese de que todas las comunicaciones sean claras y precisas. Mantenga la información actualizada y explique los detalles de manera efectiva pero concisa, evitando la condescendencia. Sea paciente con los problemas de falta de comunicación y los clientes que necesitan respuestas a más preguntas. 

Preguntas frecuentes (FAQ)

A medida que su negocio crezca, encontrará que ciertas preguntas surgen con más frecuencia que otras. Preste atención a estos: describen áreas de explicación donde probablemente falte su sitio web. 

A medida que descubra qué consultas son más comunes, es una buena idea simplificar las respuestas creando una lista de preguntas frecuentes. Una página de preguntas frecuentes en su sitio web le ayudará a ahorrar tiempo y ayudará a los clientes a comprender más claramente lo que ofrece. Escriba preguntas y respuestas en formato Q + A. Incluso si los clientes continúan acercándose a usted con las mismas preguntas que antes, tendrá una página web a la que dirigirlos, o al menos una respuesta clara y pensada para referirse a usted mismo.  

Conclusiones de calidad y llamadas a la acción

No hay nada mejor que atender a sus clientes directamente tras el mesón, eso es lo que VirtualPoint le ofrece, la manera mas concreta de fidelizar y responder sus dudas es mirándolo a los ojos y hablarle de manera sincera y directa, ea amable, empatizo, "humanice su empresa" haga que su cliente regrese.

Incluir llamadas a la acción al final de las videoconferencias comerciales es una excelente manera de involucrar a los clientes y crear las bases para una relación de trabajo sólida. Las llamadas a la acción también pueden ayudar a mostrar atención, fomentar la comunicación continua y dirigir a los clientes hacia las ventas. 

Intente terminar correos electrónicos y / o llamadas telefónicas con: 

"¿Hay algo más en lo que pueda ayudarte?"

"¿Suena esto como algo que le interesaría?" 

"¿Tiene alguna pregunta adicional?" 

"Es posible que desee explorar nuestra [cartera, productos o servicios], disponible en [enlace a su sitio web]" 

La resolución de conflictos

Desafortunadamente, en los negocios, nunca hará felices a todos. Todos los dueños de negocios lidian con críticas negativas ocasionales y clientes insatisfechos, y es importante estar preparado con fuertes habilidades de comunicación profesional. 

Resuelva los conflictos con los clientes manteniendo un enfoque humilde, incluso cuando el cliente está equivocado. Ofrecer soluciones a las quejas, dar seguimiento cuando sea necesario y saber avanzar con confianza. Es una buena idea preparar su enfoque de comunicación profesional para problemas comunes como artículos perdidos o dañados, clientes que no pagan y críticas negativas. La comunicación directa es un arma secreta que le permitirá sobrellevar problemas de este tipo de manera rápida y eficiente.

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